Drive et Doc : Créez et partagez vos documents

   

Dans la galaxie “Google” voyons aujourd’hui un produit très utile et original.
Utile parce que c’est une suite bureautique gratuite (contrairement à office de Windows) et dont l’originalité principale est que votre production “documents” est stockée dans le “Cloud”.
Qu’est ce que le Cloud (nuage en français) ou cloud computing ?
C’est un concept qui consiste à “déporter” sur des serveurs distants, des stockages et des traitements informatiques traditionnellement localisés sur des serveurs locaux, c’est à dire vos disques durs. L’intérêt du système est que vos documents sont accessibles de partout, dès l’instant ou vous avez accès à Internet, chacun possédant son espace dédié, protégé par un mot de passe (le compte google que vous avez créé et qui vous permet l’accès aux services google). Il vous suffit pour y accéder, de rentrer  votre compte Google où que vous soyez, sur tout ordinateur possédant un accès à internet, mais aussi par le biais de votre smartphone androïd ou de votre tablette, pour avoir accès à vos fichiers, textes, images, musiques.
C’est une avancée considérable qui vous libère de toutes entraves.
Autre avantage, la possibilité d’autoriser des proches ou des collaborateurs, de modifier vos fichiers, permettant ainsi un travail collaboratif. Toutefois, c’est vous qui restez le patron, seuls ont accès à vos documents., ceux à qui vous avez donné l’autorisation;


Prenons ce que vous connaissez et utilisez tous les jours.
Imaginez un traitement de texte comme word, un tableur comme excel que vous n’auriez pas besoin d’installer sur votre ordinateur (ouf pour la mémoire vive moins encombrée). disponibles dans un navigateur Web à partir de n’importe quel Mac ou PC, d’un téléphone mobile ou d’une tablette tactile. Des logiciels dont les documents sont stockés sur internet (dans le cloud) et non sur le disque dur de votre PC, qui sont donc accessibles à la maison, au bureau, en déplacements ou en vacances et dont les fichiers se partagent aussi très facilement, vous pouvez travailler à plusieurs sur un même document.

Ce système vous libère de toute contingence.
Vous partez aux antipodes, les mains dans les poches sans avoir besoin de vous charger de quelque matériel que ce soit. A l’autre bout du monde donc, vous entrez dans un cyber-café d’où vous aurez accès à internet. Vous entrez votre code google, ouvrez Drive, et vous entrez dans votre configuration bureautique comme si vous étiez chez vous. Vous avez donc accès à tous vos fichiers et documents, mieux vous pouvez les retravailler, en créer d’autres, bref vous pouvez laisser libre court à votre sens créatif. C’est pas beau ça ?
Comment se présente ce “bureau” virtuel google doc ?
L
Vous choisissez le service que vous souhaitez/

  • Document texte est un traitement de texte qui reprend les principales fonctions de ce type d’outil, avec une interface voisine de celle avec laquelle vous travaillez régulièrement (word, openoffice)

Vous pourrez au moment de l’enregistrement, convertir vos fichiers docs en fichier word ou PDF

  • Présentation est très similaire à Power-point, vous ne devriez pas être dépaysé si vous êtes familier de ce dernier. Vous réaliserez de très beau diaporama de présentations.
  • Feuille de calcul  vous permet tout comme avec Excel de manier les feuilles de calcul, un grand nombre de modèles vous sont proposés. Saisir des données, calculer une somme, créer un graphique, avec en plus l’énorme avantage que présente le travail de groupe.
  • Formulaire permet de créer et diffuser des questionnaires
  • Dessin, réaliser des schémas et des illustrations avec l’outil dessin Jongler avec les images vectorielles, modéliser et créer des désign en 3 D

Et tous ces outils permettant de travailler à à plusieurs, de solliciter l’avis de vos proches  qui peuvent commenter les documents soumis à leur appréciation.

Avec Drive, vous pourrez choisir d’afficher vos documents suivant un large éventail:

  • Mon Drive:Tous les éléments stockés dans votre google drive sur le web (cloud computing) que vous souhaitez synchroniser avec tous les autres appareils ou l’application “google drive est installée (téléphone, tablette)
  • Partagés avec moi: fichiers que d’autres utilisateurs ont partagé avec vous
  • Suivi: Fichiers, dossiers et documents google auxquels vous avez attribué une étoile
  • Activité: tous les éléments contenus dans votre google drive triés par date de dernière modification
  • Récemment ouverts: tout ce que vous avez récemment ouvert ou modifié dans l’ordre de dernière mise à jour


Les illustrations et "gifs" animés figurant sur mon blog, sont tirés de

 

www.informatiquegif.com

Restez connecté où que vous soyez

Avec Google Apps, tout votre travail est automatiquement sauvegardé dans le cloud. Vous aurez accès à votre messagerie, votre agenda, vos documents et sites. Vous pourrez travailler en toute sécurité, quels que soient l'endroit où vous vous trouvez et l'appareil que vous utilisez.
Pour votre activité, cela signifie que tous vos employés et vos collaborateurs peuvent être productifs n'importe où. Il leur suffit de disposer d'un appareil connecté à Internet.security.png

Offrez la mobilité à votre équipe

Accédez à vos données depuis n'importe quel appareil doté d'un navigateur Web (ordinateur, téléphone ou tablette) et restez productif même lorsque vous n'êtes pas au bureau. Vous devez assister à une réunion tout en accompagnant votre enfant à son match de foot, modifier une feuille de calcul depuis la salle d'attente d'un aéroport, répondre à un e-mail sur l'ordinateur du centre d'affaires d'un hôtel ? Google Apps vous permet de continuer à travailler sur vos projets et de rester en contact avec vos collègues et partenaires, quels que soient l'endroit où vous vous trouvez et l'appareil que vous utilisez.

Sur votre Android

Les applications Google sont pré-installées sur la plupart des appareils Android. Connectez-vous simplement à votre téléphone Android avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Google Apps. Votre messagerie, votre agenda et vos contacts seront automatiquement synchronisés et vous pourrez utiliser Google Talk pour chatter depuis votre téléphone.
Les administrateurs disposent également de règles de gestion des mobiles destinées à protéger la sécurité des informations de votre entreprise. Ces règles incluent notamment la possibilité d'effacer à distance les données des appareils perdus ou volés, d'exiger un mot de passe pour le téléphone, de définir un niveau de sécurité minimal pour les mots de passe.

Sur votre iPhone

Sur votre BlackBerry

Sur votre Windows Phone

Sur n'importe quel téléphone doté d'un navigateur

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Collaborez plus efficacement

Google Apps permet à chacun (employé, partenaire, fournisseur, etc.) de travailler de manière plus rapide et plus intelligente, et de collaborer en toute simplicité avec n'importe quelle équipe, n'importe quelle entreprise, n'importe où.
Google Apps vous permet de partager et de modifier en temps réel divers types de fichiers : documents, feuilles de calcul, présentations, etc. Terminées, les heures perdues à envoyer des e-mails pour s'échanger les multiples versions des fichiers. Grâce au stockage dans le cloud, chacun dispose automatiquement de la version la plus récente de chaque fichier. N'est-ce pas plus logique ?stay-connected-2.png

Collaborez en temps réel

Avec Google Documents, vous pouvez partager des documents en quelques clics et chaque membre de votre équipe a accès à la bonne version de chaque document, feuille de calcul ou présentation. Tout le monde peut intervenir et apporter des modifications en même temps. Finis, les allers-retours de pièces jointes par e-mail et les différentes versions prêtant à confusion.

Collaborez malgré la distance

Travaillez avec vos collègues comme si vous étiez dans le même bureau, même si des milliers de kilomètres vous séparent. Vous pouvez organiser des chats vidéo impromptus depuis votre boîte de réception Gmail, ou intervenir sur le même document et le modifier ensemble comme si vous étiez assis devant le même ordinateur.

Collaborez entre organisations

Google Apps vous permet de travailler avec vos partenaires, vos fournisseurs et vos clients aussi facilement qu'avec des collègues. Vous pouvez planifier des réunions, partager des documents, organiser des chats vidéo et créer des sites de projet avec des personnes extérieures à votre société.

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Date de dernière mise à jour : 14/11/2012

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